Zaznacz stronę

Pracownik administracyjny - szczegółowy opis zawodu







1. Zadania i czynności robocze.

Można się spotkać z innymi nazwami tego zawodu: referent administracyjno-biurowy, pracownik administracyjno- biurowy. Osoba będąca na tym stanowisku jest odpowiedzialna za porządek, organizację i przebieg pracy w biurze. Ponadto musi zachować porządek w archiwum, gdzie mieszczą się wszystkie dokumenty. Nie może dopuścić do sytuacji, że jakiś dokument się zgubi albo będzie trudność ze znalezieniem danego dokumentu. Pracownik administracyjny kompletuje i układa plik dokumentów. Tworzy pewien system uporządkowania rejestrów, aktów, umów, rozliczeń, rachunków, faktur itp. Dodatkowo pracownik przygotowuje wstępy do pism urzędowych, które następnie oddaje do podglądu przełożonym. Wypisuje delegacje, kontaktuje się z innymi przedsiębiorstwami oraz organizuje naprawę sprzętu technicznego. Ogólnie rzecz ujmując pracownik administracyjny zajmuje się logistyką firmy, by sprawnie pracowała bez żadnych niepożądanych usterek, które by naraziły na gigantyczne straty firmę. Pracownik administracyjny jest pośrednikiem pomiędzy szefostwem a pracownikami firmy. Jest posłańcem szefa do podwładnych. Wykonuje polecenia szefostwa. Przygotowuje dokumenty dotyczące firmy, udziela różnorakich informacji pracownikom oraz potencjalnym klientom firmy. Dodatkowo pośredniczy w per trakcjach pomiędzy działami. Na pracowniku administracyjnym spoczywa odpowiedzialność organizowania narad, posiedzeń rady, konferencji, szkoleń pod kątem technicznej obsługi. Musi zapewnić komfort podczas spotkań(krzesła), sprzęt elektroniczny(komputer, rzutnik, tablica interaktywna). Każdy uczestnik szkolenia, spotkania powinien otrzymać pewien pakiet materiałów szkoleniowych, za które też jest odpowiedzialny pracownik ds. administracyjnych. Załatwienie cateringu również leży w obowiązkach referenta administracyjno-biurowego. W swojej pracy pracownik administracyjny wykorzystuje takie urządzenia jak: telefon, komputer-laptop, fax, drukarka, kopiarka. Od pracownika wymaga się znajomości języków obcych.

2. Środowisko pracy.

Jako materialne środowisko pracy dla pracownika administracyjnego można traktować pomieszczenia i wyposażenie, które ma pomagać pracownikowi podczas wykonywanej pracy. Dla pracownika administracyjnego są to pomieszczenia biurowe, sekretariat, a także sala konferencyjna. Taka forma pracy nie posiada wysokiego stopnia narażenia zdrowia lub życia. Jest to spokojna praca, w której żadne obiekty czy charakter pracy nie narazi pracownika na utratę zdrowia. Jednak warto zauważyć, że wielogodzinna praca przy komputerze, kserokopiarce, faksie, i innych urządzeniach może wywołać pewne schorzenia. Ponadto niewłaściwa pozycja siedzenia, sztuczne oświetlenia mogą się przyczynić do schorzeń narządu wzroku czy kręgosłupa. Pracownik administracyjny powinien mieć rozwinięte kompetencje miękkie. Współpraca z innymi ludźmi jest bardzo ważnym elementem pracy. Kontaktuje się z innymi pracownikami firmy, a przede wszystkim ze zwierzchnikami, których spełni polecenia. Współpracuje z pracownikami administracyjnymi innych firm, a także z klientami indywidualnymi. Pracownik administracyjny powinien utrzymać sprawne tempo pracy. Jednak ciągłe telefony, odgłosy rozmów mogą w tym przeszkadzać, dlatego bardzo ważna jest umiejętność koncentracji na danym zadaniu oraz skupienie się na swojej pracy pomimo uciążliwych czynników zewnętrznych. Zazwyczaj czas pracy wynosi osiem godzin. Jest to unormowana forma pracy. Zdarza się, że pracownik musi wziąć nadgodziny, które są normalnym zjawiskiem.

3. Wymagania psychologiczne, wymagania fizyczne i zdrowotne, warunki podjęcia pracy w zawodzie.

Kontakty międzyludzkie są nieodłącznym elementem tej pracy. Pracownik musi mieć wykształcone kompetencje miękkie. Powinien być otwarty, komunikatywny oraz powinien z łatwością odnaleźć się w grupie, zespole pracowników. Poza tym pokora i respekt wobec swojego szefostwa, także jest ważną cechą u pracownika. Umiejętności organizatorskie, punktualność, dokładność, koncentracja, skrupulatność, panowanie nad własnymi emocjami i odporność na stres to obligatoryjne cechy, które są niezbędne do wykonywania tego zawodu. Warto wspomnieć, że trzeba wykazywać się wysoką kulturą osobistą, nienaganna postawą i schludnym wyglądem, aby wzbudzać zaufanie i szacunek klientów i osób z zewnątrz. Taka postawa wróży dobrą przyszłość pracownika na tym stanowisku, gdyż nie będzie konfliktowy. Ten charakter pracy jest zaliczany lekkich. Ważne są dobra sprawność narządów wzroku i słuchu. Jedynymi przeciwskazaniami są zaburzenia psychiczne. Wymaga się przynamniej średniego wykształcenia w tym zawodzie. Jednak na dzisiejszym rynku pracy, liczą się coraz wyższe kwalifikacje. Wykształcenie akademickie, kursy, doświadczenia i znajomość języków jest mile widziana przez pracodawców. Niemniej ważne okazuje się prawo jazdy, szczególnie w małych firmach.

4. Możliwości awansu w hierarchii zawodowej, możliwość podjęcia pracy przez dorosłych, zawody pokrewne, polecana literatura.

Możliwości awansu są uwarunkowane od wielkości i zamożności firmy, a także od poziomu wykształcenia pracownika. Jako za awans można uznać podniesienie kwoty miesięcznej pensji, objęcie nowego stanowiska albo przekazanie większej liczby obowiązków. Jedynie w większych firmach może dojąć do sytuacji, gdy pracownik administracyjny przejmuje stanowisko dyrektora danego działu, czy kierownika działu. Posiadanie jedynie wykształcenia średniego mocno ogranicza szanse uzyskania awansu. Pracodawcy poszukują pracowników bardzo dobrze wykształconych, mających bogate doświadczenie, wiedzę, aparycję. Przy tych wymaganiach wykształcenie średnie niezbyt dobrze prezentuje się na tle innych. Taka pracę można podjąć w każdym wieku, nie ma ograniczeń wiekowych. Jednak zauważa się tendencję do obsadzania na tym stanowisku osoby młode. Jest to spowodowane tym, że trzeba biegle obsługiwać komputer oraz sprzęt audiowizualny. Zawodami pokrewnymi jest archiwista zakładowy, sekretarka, korespondent biurowy.

5. Możliwości zatrudnienia oraz płace.

Możliwości zatrudnienia pracownika administracyjnego z roku na rok maleją. Nawet w większych miastach szanse na uzyskanie tej pracy są coraz mniejsze. Jest to spowodowane coraz mniejszym zapotrzebowaniem firm na takich pracowników. Zasadniczo wszystkie takie stanowiska są już obsadzone przez bardziej doświadczone osoby z długim stażem pracy w danej firmie. Nie ulega wątpliwości, że tego typu praca jest bardzo potrzebna dla rozwoju przedsiębiorstwa i utrzymaniu porządku w księgowości i dokumentach firmy. Stanowiska administracyjne w sektorze państwowym i prywatnym są już zapełnione. Istnieją możliwości zatrudnienia na tym stanowisku osób niepełnosprawnych ruchowo. Jednak takie przypadki zatrudnienia są rzadkie, gdyż wymagana jest ogromna mobilność od pracownika. Wynagrodzenia pracowników nie są jednorodne. Są zależne od budżetu firmy i od wielkości firmy. Zróżnicowanie zarobków jest uzależnione od charakteru i branż zatrudniających firm.




Próbujesz samodzielnie napisać CV i list motywacyjny?

Przygotowaliśmy dla Ciebie 3 pakiety zawierające unikalne wzory dokumentów, kreatywne szablony graficzne oraz poradnik „Start CV”.

0 komentarzy